FATTURA ELETTRONICA
Come emettere fattura elettronica verso una Pubblica Amministrazione, sfruttando le risorse già a disposizione nel proprio computer ed i servizi messi a disposizione online gratuitamente dal sito governativo FatturaPA.
Il formato elettronico per le fatture da emettere verso le Pubbliche Amministrazioni è ormai un obbligo al quale non possiamo sottrarci.
Di riflesso, il web si è rapidamente popolato di una miriade di siti che offrono gratis o a pagamento servizi per la generazione, la trasmissione e la conservazione delle fatture elettroniche, che sono le 3 attività obbligatorie cui siamo ormai soggetti.
Rivolgersi a loro può essere una soluzione, anche se non sempre si dimostra la più facile da percorrere.
Personalmente ritengo che la redazione e l'emissione di una fattura, anche se elettronica, sia un'attività concettualmente semplice.
Invece ci è stata trasmessa la sensazione che si tratti di un'operazione complessa, che richiede chissà quali conoscenze e capacità.
Considerando che, in realtà, le conoscenze e gli strumenti necessari per svolgere questo compito sono abbastanza banali, ritengo che il metodo migliore sia sempre il Fai da te, così, tra l'altro, sai anche quello che fai.
In quest'ottica, cercherò qui di rispondere alle seguenti domande:
Cosa serve per poter generare una fattura elettronica?
Come è fatta la fattura elettronica?
Come generare la fattura elettronica?
Come controllare la fattura elettronica?
Come inviare la fattura elettronica?
Come conservare la fattura elettronica?
Cosa serve per poter generare una fattura elettronica
Innanzitutto è necessario disporre (ma questo è ormai indispensabile a prescindere dalla fattura digitale) di:
-
un indirizzo di PEC (posta elettronica
certificata);
-
un dispositivo per la firma digitale (ad es. un 'token'
USB);
- credenziali di accesso a Entratel/Fisconline oppure una Carta Nazionale Servizi (CNS) precedentemente abilitata ai servizi telematici dell'Agenzia delle Entrate.
Se già non l'avete, potete ottenere le credenziali d'accesso a Fisconline, partendo dalla pagina
https://telematici.agenziaentrate.gov.it/Abilitazione/Fisconline.jsp
La procedura vi chiederà alcuni dati dell'ultima dichiarazione dei redditi e vi trasmetterà solo una parte del codice PIN, inviandovi successivamente per lettera la seconda (entro 15 giorni).
In secondo luogo dovete disporre dei necessari codici che l'Amministrazione Pubblica fornisce all'Operatore Economico (cioè voi) che deve emettere fattura:
- IPA = CodiceDestinatario = IndicePA = codice univoco ufficio
- CUP = codice unitario progetto
- CIG = codice identificativo gara
Come è fatta la fattura elettronica
La fattura elettronica altro non è che un documento contenente tutti i dati della fattura, organizzati secondo una struttura definita dal sistema nazionale e scritta con una sintassi particolare chiamata XML (eXtensible Markup Language), che consente di attribuire il suo giusto significato ad ogni informazione contenuta.
I contenuti del file e lo schema con il quale sono organizzati, sono indicati e descritti nei documenti pdf messi a disposizione da FatturaPA e scaricabili dalla pagina:
www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/normativa/f-2.htm
Quindi, scaricate da questa pagina:
a) pdf Specifiche tecniche del formato della FatturaPA versione 1.1
b) pdf Suggerimenti per la compilazione della FatturaPA versione 1.1
c) xslt Foglio di stile per la visualizzazione della FatturaPA versione 1.1
d) xml IT12345678910_11004.xml
Spostate i 4 documenti nelle cartelle che ritenete più adatte, considerando che a), b) sono istruzioni e c), d) sono le basi da cui partirete per creare le vostre future fatture.
Ora aprite i 2 pdf per consultarli.
Il documento a) illustra in maniera completa (anche se a volte non proprio chiara) tutti i possibili contenuti della fattura, che sono veramente tanti!
Però, ogni fattura va personalizzata in relazione alla propria situazione fiscale ed ai rapporti stabiliti con l'Amministrazione verso la quale si emette la fattura. Ciò si concretizza inserendo in fattura solo i contenuti necessari e saltando gli altri, riducendo così i contenuti ad una quantità più simile a quella delle fatture tradizionali.
A titolo di esempio, riporto di seguito i contenuti di una fattura da ingegnere libero professionista, per una prestazione di progettazione verso un'amministrazione comunale, per i seguenti importi:
onorario | 1000.00 |
contributo Cassa di previdenza (4%) | 40.00 |
imponibile | 1040.00 |
IVA (22%) | 228.80 |
Totale fattura | 1268.80 |
Ritenuta (20%) | 200.00 |
Importo da pagare | 1068.80 |
Nel file XML, ogni dato è preceduto da una particolare etichetta, secondo la terminologia ufficiale di FatturaPA, che assegna al dato stesso il suo significato all'interno della fattura.
Ciò che espongo di seguito non è il file XML, ma un semplice testo, pertanto più facilmente leggibile, che ne illustra contenuti e struttura.
Come si vede sotto, esistono gruppi e sottogruppi di dati, che costituiscono la struttura della fattura elettronica.
FatturaElettronicaHeader (intestazione fattura)
DatiTrasmissione
IdTrasmittente
IdPaese IT
IdCodice codice fiscale del professionista
ProgressivoInvio numero progressivo alfanumerico a piacimento
FormatoTrasmissione SDI11
CodiceDestinatario codice IPA
CedentePrestatore
DatiAnagrafici
IdFiscaleIVA
IdPaese IT
IdCodice partita IVA del professionista
Anagrafica
Nome nome del professionista
Cognome cognome
Titolo (facoltativo)
RegimeFiscale codice ricavabile a pag.38 del documento b); ad es. RF01 (regime ordinario)
Sede
Indirizzo via/piazza ... e numero civico
CAP codice postale
Comune comune
Provincia provincia
Nazione IT
CessionarioCommittente
DatiAnagrafici
CodiceFiscale codice fiscale dell'amministrazione pubblica (11 cifre)
Anagrafica
Denominazione Comune di ....
Sede
Indirizzo Via, piazza, ecc e numero civico
CAP codice postale
Comune comune
Provincia provincia
Nazione IT
FatturaElettronicaBody (corpo della fattura)
DatiGenerali
DatiGeneraliDocumento
TipoDocumento codice ricavabile a pag.50 del documento b); ad es. TD01(fattura)
Divisa EUR
Data data nella forma aaaa-mm-gg
Numero codice alfanumerico a piacimento, ma non già utilizzato
DatiRitenuta
TipoRitenuta RT01 (persona fisica)
ImportoRitenuta importo della ritenuta
AliquotaRitenuta 20.00
CausalePagamento A (dalle istruzioni per la compilazione del Modello 770 semplificato)
DatiCassaPrevidenziale
TipoCassa codice ricavabile a pag.51 del documento b); ad es. TC04 (CNPAIA)
AlCassa 4.00 (aliquota contributo integrativo cassa)
ImportoContributoCassa 40.00
ImponibileCassa 1000.00
AliquotaIVA 22.00 (aliquota IVA da applicare anche al contributo cassa)
ImportoTotaleDocumento 1268.80
Causale Descrizione dell'incarico, come risulta nei documenti ufficiali. Il testo non deve superare la lunghezza di
Causale 200 caratteri. In questo caso, occorre aggiungere righe, ripetendo l'etichetta 'Causale'.
DatiContratto
IdDocumento n° del contratto
Data data del contratto (aaaa-mm-gg)
CodiceCUP CUP
CodiceCIG CIG
DatiBeniServizi
DettaglioLinee
NumeroLinea 1
Descrizione descrizione della prestazione per la quale si emette fattura, come riportata nel contratto.
PrezzoUnitario 1000.00
PrezzoTotale 1000.00
AliquotaIVA 22.00
Ritenuta SI
DatiRiepilogo
AliquotaIVA 22.00
ImponibileImporto 1040.00
Imposta 228.80
EsigibilitaIVA codice ricavabile a pag.65 del documento b); ad es. I (esigibilità immediata)
DatiPagamento>
CondizioniPagamento codice ricavabile a pag.68 del documento b); ad es. TP02 (pagamento completo)
DettaglioPagamento
ModalitaPagamento codice ricavabile a pag.68 del documento b); ad es. >MP05 (bonifico)
ImportoPagamento 1068.80
IBAN codice IBAN del professionista
NOTA 1: per la scelta di alcuni codici, che presuppongono la conoscenza di particolari situazioni in campo fiscale, meglio chiedere al proprio commercialista.
NOTA 2: è possibile che l'amministrazione pubblica vi chieda di inserire qualche altro dato qui non riportato; in questo caso andrà aggiunto con la terminologia e nell'ordine indicato nelle istruzioni a).
Come generare la fattura elettronica
A questo scopo, dopo avere definito i contenuti della vostra fattura elettronica secondo lo schema sopra descritto, dovete aprire il documento di esempio d), che avete scaricato all'inizio e che costituisce la base di partenza della vostra fattura elettronica in formato XML.
Esistono diversi programmi di Editor XML, alcuni gratuiti, che vi consentono di manipolare il file, inserendo i vostri dati ed evitandovi il rischio di danneggiarne la sintassi.
Personalmente, sempre nell'ottica del faidate, vi consiglio di aprirlo con un normale text editor, per esempio Blocco Note di Windows.
Il documento apparirà così:
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<?xml-stylesheet type="text/xsl" href="fatturapa_v1.1.xsl"?>
<p:FatturaElettronica versione="1.1" xmlns:ds="http://www.w3.org/2000/09/xmldsig#" xmlns:p="http://www.fatturapa.gov.it/sdi/fatturapa/v1.1" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance">
<FatturaElettronicaHeader>
<DatiTrasmissione>
<IdTrasmittente>
<IdPaese>IT</IdPaese>
<IdCodice>01234567890</IdCodice>
</IdTrasmittente>
<ProgressivoInvio>00001</ProgressivoInvio>
<FormatoTrasmissione>SDI11</FormatoTrasmissione>
<CodiceDestinatario>AAAAAA</CodiceDestinatario>
<ContattiTrasmittente/>
</DatiTrasmissione>
<CedentePrestatore>
<DatiAnagrafici>
<IdFiscaleIVA>
<IdPaese>IT</IdPaese>
<IdCodice>01234567890</IdCodice>
</IdFiscaleIVA>
<Anagrafica>
<Denominazione>SOCIETA' ALPHA SRL</Denominazione>
</Anagrafica>
<RegimeFiscale>RF01</RegimeFiscale>
</DatiAnagrafici> .... ecc. ecc.
Seguite passo passo le istruzioni del documento a), aiutandovi, se volete, con lo schema di cui al capitolo precedente e consultate il documento b) per gli elenchi dei codici da inserire.
Cercate nel documento XML le etichette che corrispondono ai dati che dovete inserire e modificate i corrispondenti campi dedicati al contenuto.
Osservate che dovete sempre ed esclusivamente scrivere entro i simboli >...<. Ad esempio, l'importo del pagamento andrà inserito tra i due simboli di seguito evidenziati in rosso:
<ImportoPagamento>1068.80</ImportoPagamento>
Fate quindi attenzione a non cancellare porzioni di sintassi XML e compilate i campi di vostro interesse.
Seguendo rigorosamente la sequenza illustrata nel documento a), vi accorgerete di dover togliere delle linee che nel vostro caso non servono e doverne aggiungere altre che invece nell'esempio non compaiono. Osservate come è fatta la struttura e riscrivetela allo stesso modo, con le corrette etichette.
Ad esempio, nel gruppo di dati Anagrafica situato all'interno del gruppo CedentePrestatore (vedi ultime linee dello stralcio sopra riportato), c'è l'etichetta Denominazione (che è riservata alle società) e mancano Nome e Cognome.
Il gruppo Anagrafica deve allora essere così modificato:
<Anagrafica>
<Nome>Tizio</Nome>
<Cognome>Caio</Cognome>
</Anagrafica>
Infine Salvate con nome la vostra fattura, attribuendole un nome corretto secondo lo standard di FatturaPA , selezionando il formato UTF-8; il nome deve essere così composto:
ITvostroCodiceFiscale_NumeroProgressivo.xml
Il numero progressivo può contenere lettere e cifre e non deve superare la lunghezza di 5 caratteri.
Come controllare la fattura elettronica
Una volta salvata la fattura (in formato UTF-8), apritela con XML editor di Windows.
Poiché avete scaricato il foglio di stile di FatturaPA (documento c) nella stessa cartella dove tenete la fattura, in
questo modo potete leggerla più agevolmente e verificarne la correttezza.
Inoltre, il sistema online vi consente di verificare la correttezza formale della vostra fattura prima di inviarla: andate alla pagina
http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/sperimentazione.htm
selezionate Simulazione e cliccate su Inviare e ricevere la FatturaPA.
Cercate e cliccate sul link Controlla la Fattura (in uno di questi passaggi vi verranno chieste le credenziali d'accesso).
Cercate il vostro documento attraverso il pulsante Scegli file e caricatelo.
Digitate il codice di sicurezza che compare a video ed il tasto Controlla.
Il sistema vi dirà se è corretto oppure quali errori ha riscontrato.
Allo stesso modo potete sperimentare la trasmissione del file, prima di mandarlo ufficialmente.
Come inviare la fattura elettronica
Prima di trasmettere la fattura, dovete naturalmente firmarla digitalmente, generando un file copia di estensione .xml.p7m.
Il sistema di interscambio mette a disposizione 5 diversi canali di trasmissione della fattura. Quelli accessibili a tutti sono la PEC (posta elettronica certificata) ed il servizio WEB specifico di FatturaPA.
Inviarla attraverso la PEC è molto semplice: scrivete dal vostro indirizzo di PEC un messaggio a sdi01@pec.fatturapa.it, allegate la fattura precedentemente firmata (.xml.p7m), inserite un Oggetto (ad esempio fattura) e spedite.
Il sistema di interscambio provvederà a recapitare la fattura all'amministrazione competente (identificata attraverso il codice destinatario IPA che avete inserito all'inizio della fattura).
Entro breve tempo, dopo le notifiche del gestore PEC e se non sono stati rilevati errori, riceverete dal sistema di interscambio una mail di Ricevuta di consegna al destinatario, nella quale viene indicato il nuovo indirizzo da utilizzare per inviare le prossime fatture al Sistema di Interscambio, fino ad un eventuale nuovo avviso.
Come conservare la fattura elettronica
Questo aspetto, che a sensazione dovrebbe sembrare il più semplice, è in realtà abbastanza complicato e poco chiaro.
Io non l'ho ancora affrontato, ma esistono in rete molti siti che offrono questo servizio.
Spero in futuro di elaborare una soluzione fai date anche per questo.